CONTROL INTERNO DE LOS FIDEICOMISOS GUBERNAMENTALES ADMINISTRADOS POR LA BANCA UNIVERSAL


MODERNIZING THE ORGANIZATIONAL PROCESSES AS A PRODUCTIVE FACTOR IN MANAGEMENT FOR DEVELOPMENT PUBLICA


Fernando Romero*
Universidad Rafael Belloso Chacín. Venezuela
Laura Croes ** Universidad Rafael Belloso Chacín. Venezuela



RESUMEN


La siguiente investigación tuvo como objetivo general Analizar el Control Interno de los Fideicomisos Gubernamentales Administrados por la Banca Universal en el Municipio Maracaibo. El tipo de investigación se tipifico como descriptiva aplicada y de campo. El diseño de la investigación se clasifico como no experimental. La población y muestra con la que se trabajó está constituida por los seis (6) principales bancos universales venezolanos durante el período 2006-2007. Para la recolección de los datos se utilizo una matriz de análisis aplicada a los seis (6) principales bancos universales, siendo el mismo validados por cinco (5) expertos en el área de finanzas. La confiabilidad calculada del instrumento a través de la formula Alfa Cronbach, obtuvo un coeficiente de 0,87. El análisis de los resultados se observó que dentro de los objetivos de control interno debe existir e implementarse una práctica que conlleve al establecimiento de controles efectivos en la administración de los fideicomisos, los lineamientos para llevar a cabo la captación de fideicomisos, generalmente no se cumple en su totalidad. Los procedimientos no se aplican exactamente como se presentan en los manuales. El desconocimiento de las normas operativas, establecidas en el marco legal, el cual retarda la aplicación y el tiempo de respuesta hacia los clientes, generando con ello, un alto nivel de ineficiencia; el personal conoce plenamente las políticas de las instituciones a la cual pertenecen. La estructura organizacional de se observó que se adapta a las necesidades de sus clientes, en cuanto a las estrategias existe una contradicción en cuanto al tiempo de respuestas, y retardan un poco los procesos de pagos de los fideicomisos gubernamentales.

Palabras clave: Control interno, fideicomisos, banca universal.


ABSTRACT


The following research had as its main objective the analysis of the internal control of government trusts managed by the universal banks in the Maracaibo municipality. The type of research was defined as an applied descriptive and field study. The design of the research was classified as non-experimental. The population and sample was constituted by the six (6) major Venezuelan universal banks during the 2006 – 2007 periods. For the data collection and analysis matrix was applied to the six (6) major universal banks, the same being validated by five (5) financial experts. The reliability of the instrument was calculated with the Alfa Cronbach formula, giving a coefficient of 0.87. The analysis of the results showed that within the internal control objectives there must exist and be implemented a practice that entails the establishment of effective controls in the management of the trusts, the guidelines to the winning of the trusts, which generally are not fully complied with. The procedures are not applied exactly as the manuals require. The lack of application of the operating rules, established within the legal framework, delay the application and response time to the clients, and as a consequence create a high level of inefficiency; though the personnel is fully aware of the policies of the institutions to which they belong. The organizational structure observed is adapted to the requirements of its clients, as to the strategies there exists a contradiction regarding the response time, and which delays to some extent the payments of the government trusts.

Key words: Internal control of the trusts.


INTRODUCCIÓN


La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.

Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, lo cual conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.

Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones, para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa son importantes, sin embargo, existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la organización.

Considerándose el Control Interno como el conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman una organización pública, se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de su función administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generando la capacidad de respuesta ante los diferentes clientes o grupos de interés que debe atender.

Así mismo el control Interno de los Fideicomisos Gubernamentales Administrados por la Banca Universal, tiene bajo su responsabilidad el cuidado, manejo y utilización de los recursos del estado, en procura del beneficio y del bien común de todas las personas que habitan el territorio nacional, dentro del marco de la Constitución y las leyes.

En este sentido, las entidades bancarias están orientadas a prestar un servicio público; con la eficiencia y calidad con que prestan estos servicios y satisfacen las demandas de la comunidad, dentro de un marco de valores compartidos que promuevan los Derechos Humanos, el bien común y la dignidad de las personas. Las entidades bancarias por lo tanto necesitan una gestión eficaz y responsable que le permita sostenerse en las mejores condiciones posibles, y lograr un equilibrio óptimo entre su administración y sus fines.

1.- SISTEMA FINANCIERO BANCARIO:

La inestabilidad política que experimento Venezuela entre los aňos 1992-1993, afectó el desenvolvimiento del aspecto económico, ocasionando fuertes salidas de capital en ese período. Ante tales circunstancias, el Banco Central de Venezuela desarrolló su política monetaria restrictiva, lo que, aunado a los bajos niveles de liquidez de algunos bancos y a la competencia que existía en el mercado monetario, determinó un alto nivel de tasas de interés, afectando a los deudores de los bancos y por ende a la cartera de éstos y su solvencia.

Para el año de 1994, la manifestación de la crisis bancaria venezolana era evidente, el sistema financiero ya mostraba signos de debilidad, asociados a la inadecuada supervisión y control de las instituciones financieras, la falta de transparencia en la información, la insuficiencia de normas y descapitalización de la banca, produjo bajos niveles de solvencia, altos costos operativos, fuerte dependencia de ingresos distintos a la actividad crediticia, desarrollo de operaciones no registradas en balance (fideicomisos, mesas de dinero), deficiencia en los controles internos y alta proporción de créditos otorgados a empresas relacionadas y al sector público.

Como consecuencia de esta situación, los bancos, particularmente los afectados por la crisis, presentaron una severa insuficiencia de liquidez, producto de los retiros masivos de depósitos del público, al igual que por el retiro significativo de fondos de las mesas de dinero.

También, se presento una deficiencia en sus controles internos, tales como: el análisis del entorno, las evaluaciones de los riesgos, las actividades de control, de la comunicación de la información y la supervisión.

Por ese motivo, los controles internos, deben encaminar a las entidades a lograr sus objetivos y metas de rentabilidad y rendimiento, para evitar las perdidas de recursos tal como se experimento después de la crisis. Para ese momento, la información financiera no era fiable, resultando muy perjudicial para la banca, perdiendo así la confianza de sus principales clientes.

De allí, se crea la estrategia de la Banca dentro del sistema bancario, al incentivar importantes ahorros en sus gastos operativos, teniendo así un mayor alcance de sus negocios. Ofreciendo al cliente una amplia gama de productos y servicios, con financiamientos que garanticen reducir el riesgo de liquidez, facilitando el desarrollo económico de la entidad. Dentro de dicha banca existe una gama de productos, entre el cual se encuentra el Fideicomiso dirigido a administrar los activos Gubernamentales.

Para que, la Banca pueda realizar sus operaciones correctamente, deben existir los Controles Internos, ellos brindan la confiabilidad a la Alta Gerencia, con el objeto de conocer el nivel de eficiencia con que se ejecutan los procesos, detectando de esta manera las posibles prácticas inadecuadas que afectan el capital de las instituciones. La Banca Universal debe prever que esta situación no ocurra constantemente.

En la actualidad, no se han realizado evaluaciones sistemáticas que permitan detectar las condiciones actuales de los Controles Internos, limitando la posibilidad de contar con una valoración de los mecanismos, que apoyen el cumplimiento de los procedimientos establecidos, para asumir las decisiones oportunas sobre cambios operacionales y la implementación de medidas correctivas oportunas, cuando existan anomalías en el sistema. En tal sentido, consideran necesario realizar un análisis del Control Interno de los Fideicomisos, de forma que se puedan determinar las fortalezas y debilidades presentes en los procedimientos y ejecutados por el personal operativo.

Dicho control, evalúa cuales son los riesgo, acompañada de políticas financieras, definidas por un Comité de Inversiones Fiduciarias, en el cual consideran la diversificación de la cartera de clientes, que existen con la concentración máxima del instrumento, la liquidez y los plazos de inversión.

Estos controles, pueden presentar fallas al momento que se apertura un Fideicomiso a un cliente gubernamental, debido a que se pueden presentan diversos problemas y retardos en el proceso de realización del documento, así como las diversas restricciones que existen por parte del Estado, lo que dificulta en gran parte realizar las inversiones.

Por consiguiente, la ausencia de análisis de los Controles Internos de los Fideicomisos, disminuye la posibilidad de anticiparse para a las oportunidades o debilidades del entorno, para garantizar el curso de las operaciones en busca del logro de los objetivos y metas planteadas.

2.- IMPORTACIA DEL CONTROL INTERNO:

Los controles internos son necesarios dentro de cualquier organización, en una realidad, donde la toma las decisiones sea la más asertiva para cumplir con los objetivos planificados, optimizar sus procesos a través de la obtención de información importante, garantizando una mejora.

Para ello, la Gerencia tiene la responsabilidad de detectar aquellas fallas que existen dentro de sus controles y buscar las posibles mejoraras dentro de los procesos de Controles Internos de los Fideicomisos. Los Controles Internos requieren de toma de decisiones oportunas, en donde sea factible la aplicación de herramientas de control necesarios a corto plazo, traduciéndose en medidas que garanticen las confiabilidad en sus operaciones.

En este sentido, permite identificar los aspectos que contribuyen a la aplicación de los objetivos, normas, políticas, estrategias y procedimientos que convienen cumplirse, a través de los cuales se aplican el Control Interno de los Fideicomisos Gubernamentales en la Banca Universal, facilitando las correcciones a problemas que afecten el logro de los objetivos propuestos, mejorando la estructura organizacional.

El cual aporta un instrumento, enfocado en la alta Gerencia y orientado en función del análisis de la opinión del personal, con respecto a la aplicación de los Controles Internos de los Fideicomisos implementados en la Banca Universal.

Dicho instrumento de control interno que pueda ser aplicada a cualquier entidad, la cual servirá de base tanto a la alta Gerencia, como al personal que labora dentro de la misma organización que representa el objeto de estudio, contribuyendo al desarrollo, crecimiento y fortalecimiento de las entidades financieras venezolanas. Para así, servir de guía para mejorar los controles internos de los fideicomisos gubernamentales administrados por la Banca Universal o reforzar los objetivos y metas, políticas, normas, procedimientos, estructura organizacional, estrategias establecidas en las entidades bancarias.

3.- DEFICIENCIAS EN EL SISTEMA FINANCIERO:

Se evidencia, que dentro de los objetivos de control interno debe existir e implementarse una práctica que conlleve al establecimiento de controles efectivos en la administración de los fideicomisos; dentro de los requerimientos exigidos en el marco legal para la óptima administración de dichos fideicomisos gubernamentales. De igual manera, se determino, que el manejo de información financiera en algunas ocasiones no es tan relevante al momento de administrar los fideicomisos, esto se debe básicamente a que no se obtienen datos confiables y oportunos.

Así mismo, en el establecimiento de las metas de control interno son comunicadas al personal de manera óptima. Sin embargo, cabe destacar que los resultados muestran que los lineamientos establecidos para llevar a cabo la captación de fideicomisos, generalmente no se cumple en su totalidad debido a la alta competitividad que existe entre las instituciones financieras. El cual establece que para ser eficientes en el entorno donde se desenvuelven para la captación de los fideicomisos es importante cumplir en gran medida con las metas establecidas.

Por otra parte, en los que respecta a los procedimientos de control interno es evidente que pesar de disponer de excelentes manuales, los procedimientos empleados por el personal en algunas ocasiones no se ajustan a los manuales establecidos previamente. A pesar de que cuentan con un personal que está altamente capacitado para implementar dichos procedimientos. Tampoco se aplican exactamente como se presentan en los manuales. Por otra parte, dichos procedimientos no son sometidos a mejora periódicas, ni se actualizan, lo cual demuestra que las instituciones financiaras presentan una debilidad al momento de aplicar la revisión de dichos procedimientos, al igual que la actualización de los manuales de procedimientos.

De igual manera, en relación con las normas de control interno de los fideicomisos gubernamentales administrados por las instituciones financieras de la Banca Universal, se observa el desconocimiento de las pautas operativas, establecidas en el marco legal de la administración de los fideicomisos, lo cual retarda la aplicación y el tiempo de respuesta hacia los clientes, generando con ello, un alto nivel de ineficiencia. De igual manera algunas de las instituciones financieras realizan la aplicación de pruebas de exactitud y consistencia numérica en la ejecución de sus tareas. También se observó que si cumplen con las normas en cuanto a los requisitos para realizar pagos a los beneficiarios de los fideicomisos.

En lo que respecta a las políticas de control interno, el personal conoce plenamente las políticas de las instituciones a la cual pertenecen, esto se debe a que los gerentes comunican de manera óptima las políticas. A pesar de ello, el personal que labora dentro de las áreas de fideicomisos no genera aportes ni tiene ninguna iniciativa, debido a que las tareas asignadas son rutinarias y repetitivas. Por otra parte, los controles de monitoreo si se cumplen a cabalidad, y los gerentes que se encargan de la administración de los fideicomisos aplican criterios de evaluación de riesgo que requieren de correctivos, para así obtener un mejor cumplimiento de las políticas establecidas por el banco.

En cuanto a la estructura organizacional de las instituciones financieras, esta se adapta a las necesidades de sus clientes, existiendo una división de las funciones adecuada, identificados con su organización y motivados. También se observo que en la mayoría de las instituciones financieras estudias presentan una distribución de las funciones que necesitan una revisión que este de acuerdo a su tamaño y naturaleza.

En lo que respecta a las estrategias de control interno implementadas por los bancos, es transmitida a su personal de manera óptima, a pesar de presentar una contradicción en cuanto al tiempo de respuestas para sus clientes el cual no es excelente, y retardan un poco los procesos de pagos de los fideicomisos gubernamentales que son administrados por la banca. Así mismo, se observó que si implementan las estrategias de control interno al momento de realizar la apertura de un fideicomiso de manera eficiente.

4.- LA BANCA UNIVERSAL:

La Banca Universal, requiere mejorar sus procesos de evaluación financiera, para minimizar los riesgos financieros y posibles sanciones por parte de la Ley de fideicomisos. Para ello se requiere obtener la información financiera necesaria para lograr administrar cualquier fideicomiso de manera confiable y oportuna para lograr los objetivos de control interno planteados por la banca.

En relación a las metas de control interno debe implementarse herramientas e instrumentos que permitan mejorar los servicios que se ofrecen a los clientes para obtener el total cumplimiento de las metas mensualmente planteadas por las entidades financieras.

En cuanto a los procedimientos de control interno los sistemas de procedimientos deben estar bien definidos y claros en todos los procedimientos tanto de carácter administrativo como contable que permitan una eficaz administración de los fideicomisos en las instituciones financieras. De igual manera, emplear en cada procedimiento los manuales para que sean ejecutados de manera más adecuada; con una supervisión más rigurosa y evaluar mensualmente los procesos para detectar posibles fallas en la implantación y mejorarla de manera inmediata, obteniendo un tiempo de respuesta breve y más eficiente para sus clientes.

Las normas de control interno requieren de mayores conocimientos de las normas operativas y legales, para mejorar los tiempos de respuestas hacia sus clientes. Así mismo, al aperturar una cuenta bancaria en la institución donde se esta realizando la apertura el fideicomiso sea más eficiente y eficaz, obteniendo más clientes y facilitar los procedimientos para el pago de los fideicomisos.

Es requisito primordial que al momento de realizar cualquier pago se aseguren de proporcionarle al beneficiario un recibo de pago de dicho fideicomiso ya cancelado, para poseer un soporte de que dicho pago fue efectuado.

En lo que respecta a las políticas de control interno, deben implementarse mensualmente una evaluación de riesgo para administrar los fideicomisos de manera más eficiente., con la finalidad de poder anticipar antes acontecimientos no rutinarios que puedan presentarse en el entorno y enfrentarla sin ninguna dificultad.

En lo que se refiere a la estructura organizacional de las instituciones bancarias, realizar una revisión de las funciones para detectar en que medida se necesita una redistribución de las funciones de acuerdo a su naturaleza y tamaño, para mejorar así los procesos y prestar una mejor calidad de servicio a sus clientes.

En lo que respecta a las estrategias de control interno se requiere realizar una revisión de las estrategias propuestas por las entidades financieras en cuanto al tiempo de respuesta que se le da al cliente al momento de realizar la solicitud de un pago de los fideicomisos gubernamentales, debido a que se refleja una ineficiencia. Con ello, se logra obtener mayor confiabilidad, credibilidad y seguridad para el beneficiario al momento de tomar la decisión de realizar la apertura de un fideicomiso en cualquier entidad bancaria.

Tomando en cuenta estos factores se podrán observar una mejora considerable dentro de los controles internos de los fideicomisos gubernamentales administrados por la Banca Universal. Aumentando así, la confianza y credibilidad por partes de sus clientes hacia las entidades financiera, incrementando la cartera de cliente y resultando ser cada día más eficientes y competitivos dentro del mercado bancario venezolano.

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