Fernando Romero*
Universidad Rafael Belloso Chacín. Venezuela
Laura Croes **
Universidad Rafael Belloso Chacín. Venezuela
La siguiente investigación tuvo como objetivo general Analizar el Control Interno de los Fideicomisos Gubernamentales Administrados por la Banca Universal en el Municipio Maracaibo. El tipo de investigación se tipifico como descriptiva aplicada y de campo. El diseño de la investigación se clasifico como no experimental. La población y muestra con la que se trabajó está constituida por los seis (6) principales bancos universales venezolanos durante el período 2006-2007. Para la recolección de los datos se utilizo una matriz de análisis aplicada a los seis (6) principales bancos universales, siendo el mismo validados por cinco (5) expertos en el área de finanzas. La confiabilidad calculada del instrumento a través de la formula Alfa Cronbach, obtuvo un coeficiente de 0,87. El análisis de los resultados se observó que dentro de los objetivos de control interno debe existir e implementarse una práctica que conlleve al establecimiento de controles efectivos en la administración de los fideicomisos, los lineamientos para llevar a cabo la captación de fideicomisos, generalmente no se cumple en su totalidad. Los procedimientos no se aplican exactamente como se presentan en los manuales. El desconocimiento de las normas operativas, establecidas en el marco legal, el cual retarda la aplicación y el tiempo de respuesta hacia los clientes, generando con ello, un alto nivel de ineficiencia; el personal conoce plenamente las políticas de las instituciones a la cual pertenecen. La estructura organizacional de se observó que se adapta a las necesidades de sus clientes, en cuanto a las estrategias existe una contradicción en cuanto al tiempo de respuestas, y retardan un poco los procesos de pagos de los fideicomisos gubernamentales.
Palabras clave: Control interno, fideicomisos, banca universal.
The following research had as its main objective the analysis of the internal control of government trusts managed by the universal banks in the Maracaibo municipality. The type of research was defined as an applied descriptive and field study. The design of the research was classified as non-experimental. The population and sample was constituted by the six (6) major Venezuelan universal banks during the 2006 – 2007 periods. For the data collection and analysis matrix was applied to the six (6) major universal banks, the same being validated by five (5) financial experts. The reliability of the instrument was calculated with the Alfa Cronbach formula, giving a coefficient of 0.87. The analysis of the results showed that within the internal control objectives there must exist and be implemented a practice that entails the establishment of effective controls in the management of the trusts, the guidelines to the winning of the trusts, which generally are not fully complied with. The procedures are not applied exactly as the manuals require. The lack of application of the operating rules, established within the legal framework, delay the application and response time to the clients, and as a consequence create a high level of inefficiency; though the personnel is fully aware of the policies of the institutions to which they belong. The organizational structure observed is adapted to the requirements of its clients, as to the strategies there exists a contradiction regarding the response time, and which delays to some extent the payments of the government trusts.
Key words: Internal control of the trusts.
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las
organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico
que resulta medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en
especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello
dependen para mantenerse en el mercado.
Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus
operaciones, lo cual conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso,
la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los
controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos
los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del
negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad
de los datos contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y
custodia en las operaciones, para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas
por la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que
conforman una empresa son importantes, sin embargo, existen dependencias que
siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su
funcionabilidad dentro de la organización.
Considerándose el Control Interno como el conjunto de principios, fundamentos,
reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados,
relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman una organización
pública, se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de su función
administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generando la capacidad de
respuesta ante los diferentes clientes o grupos de interés que debe atender.
Así mismo el control Interno de los Fideicomisos Gubernamentales
Administrados por la Banca Universal, tiene bajo su responsabilidad el cuidado,
manejo y utilización de los recursos del estado, en procura del beneficio y del bien
común de todas las personas que habitan el territorio nacional, dentro del marco de
la Constitución y las leyes.
En este sentido, las entidades bancarias están orientadas a prestar un servicio
público; con la eficiencia y calidad con que prestan estos servicios y satisfacen las
demandas de la comunidad, dentro de un marco de valores compartidos que
promuevan los Derechos Humanos, el bien común y la dignidad de las personas.
Las entidades bancarias por lo tanto necesitan una gestión eficaz y responsable que
le permita sostenerse en las mejores condiciones posibles, y lograr un equilibrio
óptimo entre su administración y sus fines.
La inestabilidad política que experimento Venezuela entre los aňos 1992-1993,
afectó el desenvolvimiento del aspecto económico, ocasionando fuertes salidas de
capital en ese período. Ante tales circunstancias, el Banco Central de Venezuela
desarrolló su política monetaria restrictiva, lo que, aunado a los bajos niveles de
liquidez de algunos bancos y a la competencia que existía en el mercado monetario,
determinó un alto nivel de tasas de interés, afectando a los deudores de los bancos
y por ende a la cartera de éstos y su solvencia.
Para el año de 1994, la manifestación de la crisis bancaria venezolana era
evidente, el sistema financiero ya mostraba signos de debilidad, asociados a la
inadecuada supervisión y control de las instituciones financieras, la falta de
transparencia en la información, la insuficiencia de normas y descapitalización de la
banca, produjo bajos niveles de solvencia, altos costos operativos, fuerte
dependencia de ingresos distintos a la actividad crediticia, desarrollo de operaciones
no registradas en balance (fideicomisos, mesas de dinero), deficiencia en los
controles internos y alta proporción de créditos otorgados a empresas relacionadas
y al sector público.
Como consecuencia de esta situación, los bancos, particularmente los afectados
por la crisis, presentaron una severa insuficiencia de liquidez, producto de los retiros
masivos de depósitos del público, al igual que por el retiro significativo de fondos de
las mesas de dinero.
También, se presento una deficiencia en sus controles internos, tales como: el
análisis del entorno, las evaluaciones de los riesgos, las actividades de control, de la
comunicación de la información y la supervisión.
Por ese motivo, los controles internos, deben encaminar a las entidades a lograr
sus objetivos y metas de rentabilidad y rendimiento, para evitar las perdidas de
recursos tal como se experimento después de la crisis. Para ese momento, la
información financiera no era fiable, resultando muy perjudicial para la banca,
perdiendo así la confianza de sus principales clientes.
De allí, se crea la estrategia de la Banca dentro del sistema bancario, al
incentivar importantes ahorros en sus gastos operativos, teniendo así un mayor
alcance de sus negocios. Ofreciendo al cliente una amplia gama de productos y
servicios, con financiamientos que garanticen reducir el riesgo de liquidez,
facilitando el desarrollo económico de la entidad. Dentro de dicha banca existe una
gama de productos, entre el cual se encuentra el Fideicomiso dirigido a administrar
los activos Gubernamentales.
Para que, la Banca pueda realizar sus operaciones correctamente, deben existir
los Controles Internos, ellos brindan la confiabilidad a la Alta Gerencia, con el objeto
de conocer el nivel de eficiencia con que se ejecutan los procesos, detectando de
esta manera las posibles prácticas inadecuadas que afectan el capital de las
instituciones. La Banca Universal debe prever que esta situación no ocurra
constantemente.
En la actualidad, no se han realizado evaluaciones sistemáticas que permitan
detectar las condiciones actuales de los Controles Internos, limitando la posibilidad
de contar con una valoración de los mecanismos, que apoyen el cumplimiento de
los procedimientos establecidos, para asumir las decisiones oportunas sobre
cambios operacionales y la implementación de medidas correctivas oportunas,
cuando existan anomalías en el sistema. En tal sentido, consideran necesario
realizar un análisis del Control Interno de los Fideicomisos, de forma que se puedan
determinar las fortalezas y debilidades presentes en los procedimientos y
ejecutados por el personal operativo.
Dicho control, evalúa cuales son los riesgo, acompañada de políticas
financieras, definidas por un Comité de Inversiones Fiduciarias, en el cual
consideran la diversificación de la cartera de clientes, que existen con la
concentración máxima del instrumento, la liquidez y los plazos de inversión.
Estos controles, pueden presentar fallas al momento que se apertura un
Fideicomiso a un cliente gubernamental, debido a que se pueden presentan
diversos problemas y retardos en el proceso de realización del documento, así como
las diversas restricciones que existen por parte del Estado, lo que dificulta en gran
parte realizar las inversiones.
Por consiguiente, la ausencia de análisis de los Controles Internos de los
Fideicomisos, disminuye la posibilidad de anticiparse para a las oportunidades o
debilidades del entorno, para garantizar el curso de las operaciones en busca del
logro de los objetivos y metas planteadas.
Los controles internos son necesarios dentro de cualquier organización, en una
realidad, donde la toma las decisiones sea la más asertiva para cumplir con los
objetivos planificados, optimizar sus procesos a través de la obtención de
información importante, garantizando una mejora.
Para ello, la Gerencia tiene la responsabilidad de detectar aquellas fallas que
existen dentro de sus controles y buscar las posibles mejoraras dentro de los
procesos de Controles Internos de los Fideicomisos. Los Controles Internos
requieren de toma de decisiones oportunas, en donde sea factible la aplicación de
herramientas de control necesarios a corto plazo, traduciéndose en medidas que
garanticen las confiabilidad en sus operaciones.
En este sentido, permite identificar los aspectos que contribuyen a la aplicación
de los objetivos, normas, políticas, estrategias y procedimientos que convienen
cumplirse, a través de los cuales se aplican el Control Interno de los Fideicomisos
Gubernamentales en la Banca Universal, facilitando las correcciones a problemas
que afecten el logro de los objetivos propuestos, mejorando la estructura
organizacional.
El cual aporta un instrumento, enfocado en la alta Gerencia y orientado en
función del análisis de la opinión del personal, con respecto a la aplicación de los
Controles Internos de los Fideicomisos implementados en la Banca Universal.
Dicho instrumento de control interno que pueda ser aplicada a cualquier entidad,
la cual servirá de base tanto a la alta Gerencia, como al personal que labora dentro
de la misma organización que representa el objeto de estudio, contribuyendo al
desarrollo, crecimiento y fortalecimiento de las entidades financieras venezolanas.
Para así, servir de guía para mejorar los controles internos de los fideicomisos
gubernamentales administrados por la Banca Universal o reforzar los objetivos y
metas, políticas, normas, procedimientos, estructura organizacional, estrategias
establecidas en las entidades bancarias.
Se evidencia, que dentro de los objetivos de control interno debe existir e
implementarse una práctica que conlleve al establecimiento de controles efectivos
en la administración de los fideicomisos; dentro de los requerimientos exigidos en el
marco legal para la óptima administración de dichos fideicomisos gubernamentales.
De igual manera, se determino, que el manejo de información financiera en algunas
ocasiones no es tan relevante al momento de administrar los fideicomisos, esto se
debe básicamente a que no se obtienen datos confiables y oportunos.
Así mismo, en el establecimiento de las metas de control interno son
comunicadas al personal de manera óptima. Sin embargo, cabe destacar que los
resultados muestran que los lineamientos establecidos para llevar a cabo la
captación de fideicomisos, generalmente no se cumple en su totalidad debido a la
alta competitividad que existe entre las instituciones financieras. El cual establece
que para ser eficientes en el entorno donde se desenvuelven para la captación de
los fideicomisos es importante cumplir en gran medida con las metas establecidas.
Por otra parte, en los que respecta a los procedimientos de control interno es
evidente que pesar de disponer de excelentes manuales, los procedimientos
empleados por el personal en algunas ocasiones no se ajustan a los manuales
establecidos previamente. A pesar de que cuentan con un personal que está
altamente capacitado para implementar dichos procedimientos. Tampoco se aplican
exactamente como se presentan en los manuales. Por otra parte, dichos
procedimientos no son sometidos a mejora periódicas, ni se actualizan, lo cual
demuestra que las instituciones financiaras presentan una debilidad al momento de
aplicar la revisión de dichos procedimientos, al igual que la actualización de los
manuales de procedimientos.
De igual manera, en relación con las normas de control interno de los
fideicomisos gubernamentales administrados por las instituciones financieras de la
Banca Universal, se observa el desconocimiento de las pautas operativas,
establecidas en el marco legal de la administración de los fideicomisos, lo cual
retarda la aplicación y el tiempo de respuesta hacia los clientes, generando con ello,
un alto nivel de ineficiencia. De igual manera algunas de las instituciones financieras
realizan la aplicación de pruebas de exactitud y consistencia numérica en la
ejecución de sus tareas. También se observó que si cumplen con las normas en
cuanto a los requisitos para realizar pagos a los beneficiarios de los fideicomisos.
En lo que respecta a las políticas de control interno, el personal conoce
plenamente las políticas de las instituciones a la cual pertenecen, esto se debe a
que los gerentes comunican de manera óptima las políticas. A pesar de ello, el
personal que labora dentro de las áreas de fideicomisos no genera aportes ni tiene
ninguna iniciativa, debido a que las tareas asignadas son rutinarias y repetitivas. Por
otra parte, los controles de monitoreo si se cumplen a cabalidad, y los gerentes que
se encargan de la administración de los fideicomisos aplican criterios de evaluación
de riesgo que requieren de correctivos, para así obtener un mejor cumplimiento de
las políticas establecidas por el banco.
En cuanto a la estructura organizacional de las instituciones financieras, esta se
adapta a las necesidades de sus clientes, existiendo una división de las funciones
adecuada, identificados con su organización y motivados. También se observo que
en la mayoría de las instituciones financieras estudias presentan una distribución de
las funciones que necesitan una revisión que este de acuerdo a su tamaño y
naturaleza.
En lo que respecta a las estrategias de control interno implementadas por los
bancos, es transmitida a su personal de manera óptima, a pesar de presentar una
contradicción en cuanto al tiempo de respuestas para sus clientes el cual no es
excelente, y retardan un poco los procesos de pagos de los fideicomisos
gubernamentales que son administrados por la banca. Así mismo, se observó que si
implementan las estrategias de control interno al momento de realizar la apertura de
un fideicomiso de manera eficiente.
La Banca Universal, requiere mejorar sus procesos de evaluación financiera,
para minimizar los riesgos financieros y posibles sanciones por parte de la Ley de
fideicomisos. Para ello se requiere obtener la información financiera necesaria para
lograr administrar cualquier fideicomiso de manera confiable y oportuna para lograr
los objetivos de control interno planteados por la banca.
En relación a las metas de control interno debe implementarse herramientas e
instrumentos que permitan mejorar los servicios que se ofrecen a los clientes para
obtener el total cumplimiento de las metas mensualmente planteadas por las
entidades financieras.
En cuanto a los procedimientos de control interno los sistemas de
procedimientos deben estar bien definidos y claros en todos los procedimientos
tanto de carácter administrativo como contable que permitan una eficaz
administración de los fideicomisos en las instituciones financieras. De igual manera,
emplear en cada procedimiento los manuales para que sean ejecutados de manera
más adecuada; con una supervisión más rigurosa y evaluar mensualmente los
procesos para detectar posibles fallas en la implantación y mejorarla de manera
inmediata, obteniendo un tiempo de respuesta breve y más eficiente para sus
clientes.
Las normas de control interno requieren de mayores conocimientos de las
normas operativas y legales, para mejorar los tiempos de respuestas hacia sus
clientes. Así mismo, al aperturar una cuenta bancaria en la institución donde se esta
realizando la apertura el fideicomiso sea más eficiente y eficaz, obteniendo más
clientes y facilitar los procedimientos para el pago de los fideicomisos.
Es requisito primordial que al momento de realizar cualquier pago se aseguren
de proporcionarle al beneficiario un recibo de pago de dicho fideicomiso ya
cancelado, para poseer un soporte de que dicho pago fue efectuado.
En lo que respecta a las políticas de control interno, deben implementarse
mensualmente una evaluación de riesgo para administrar los fideicomisos de
manera más eficiente., con la finalidad de poder anticipar antes acontecimientos no
rutinarios que puedan presentarse en el entorno y enfrentarla sin ninguna dificultad.
En lo que se refiere a la estructura organizacional de las instituciones bancarias,
realizar una revisión de las funciones para detectar en que medida se necesita una
redistribución de las funciones de acuerdo a su naturaleza y tamaño, para mejorar
así los procesos y prestar una mejor calidad de servicio a sus clientes.
En lo que respecta a las estrategias de control interno se requiere realizar una
revisión de las estrategias propuestas por las entidades financieras en cuanto al
tiempo de respuesta que se le da al cliente al momento de realizar la solicitud de un
pago de los fideicomisos gubernamentales, debido a que se refleja una ineficiencia.
Con ello, se logra obtener mayor confiabilidad, credibilidad y seguridad para el
beneficiario al momento de tomar la decisión de realizar la apertura de un
fideicomiso en cualquier entidad bancaria.
Tomando en cuenta estos factores se podrán observar una mejora considerable
dentro de los controles internos de los fideicomisos gubernamentales administrados
por la Banca Universal. Aumentando así, la confianza y credibilidad por partes de
sus clientes hacia las entidades financiera, incrementando la cartera de cliente y
resultando ser cada día más eficientes y competitivos dentro del mercado bancario
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