Recibido: 17/01/2012 Revisado: 08/02/2012 Aceptado: 06/09/2012
Parra, Yaritza Yoselyn
Instituto Tecnológico UNIR, Venezuela
yarit17@hotmail.com
La investigación tuvo como objetivo general analizar la comunicación interna en el mejoramiento de las relaciones interpersonales del personal administrativo de los Institutos Universitarios de Tecnología de Maracaibo. Se enmarcó en los postulados de Davis y Newstrom (2003), Robbins (2004), Elías y Mascaray (2000), Fernández (2003), Chiavenato (2001) y Soto (2001). Entre otros autores que se han inclinado entre las presentes variables: Comunicaciones internas y Relaciones interpersonales. La metodología fue descriptiva, de campo, no experimental y transaccional. La población estuvo conformada en 71 sujetos del personal administrativo. La recolección de datos se llevó a cabo a través de un cuestionario autoadministrado. compuesto por 93 ítems, distribuido para la variable comunicación interna (59) ítems, y la variable relaciones interpersonales (34), en escala tipo Lickert, con cinco alternativas de respuesta, las cuales fueron validadas por cinco (5) expertos. La confiabilidad, por el coeficiente de Alfa Cronbach fue de 0,90. Los resultados obtenidos en esta investigación determinan una comunicación interna por parte del personal administrativo nivel medio, puesto que prevalece la comunicación informal, se forman las cadenas de rumores, por lo cual las relaciones interpersonales en cuanto a trabajo en equipo son deficientes.
Palabras clave: Comunicación interna, Relaciones interpersonales, Trabajo en equipo, Personal administrativo, Instituto universitarios.
Internal communication improving interpersonal relations of the staff of the University Institutes of Technology in Maracaibo.The overall research objective was to analyze the internal communications in improving interpersonal relations staff of the University Institutes of Tecnology in Maracaibo. Assumptions are framed in Davis and Newstrom (2003), Robbins (2004), Elías and Mascaray (2000), Fernández (2003), Chiavenato (2001) and Soto (2001). Other authors who have bowed between these variables: Internal communications and interpersonal relations. The methodology was descriptive, of field, experimental and non-transactional. The Population consisted in 71 subject, between the administrative staff. The recolection of the data was taked out through, of a selfadministered questionnaire. composed of 93 ítems, distributed for the variable Internal Communication with (59) ítems, and the variable relationships (34), It was use a Likert scale with five response alternatives were validated by five (5) experts, reliability by Cronbach alpha coefficient was 0.90 The results of this investigation, determine a communication on internal administrative staff by half since the prevailing informal communication, form chains of rumors, so the relationship about interpersonal team work are poor.
Key words: Internal communication, Teamwork, Interpersonal relationships, Institu university, The administrative staff.
En la actualidad, la comunicación es algo consustancial al hombre, se considera que
todo les comunica, pues una forma de ponerse en contacto es a través de pensamientos,
ideas y sentimientos, los cuales se pueden expresar cruzando símbolos, señas y códigos
que permitan acercar a la información que se requiere, pues la comunicación es un activo,
que hay que gestionar entre opiniones y emociones entre dos o más personas.
En tal sentido, la comunicación es un estudio que mejora los procesos gerenciales,
pues no se puede imaginar una institución de educación superior sin comunicación. A
través de la misma se logra que distintos departamentos de una organización trabajen en
equipo, donde obtengan mayores resultados en una comunicación efectiva y eficaz.
Si bien es cierto que la comunicación interna está dirigida al público interno de las
instituciones, es decir, al trabajador. También es una realidad y nace como respuesta a
las necesidades de las instituciones de educación superior de motivar a su equipo
humano y retener a los mejores en su entorno, teniendo en cuenta esta función se
alcanza afirmar la comunicación interna, permite construir una identidad de las
instituciones universitarias en un clima de motivación y confianza, informando al personal
individualmente, haciendo público los logros de la institución educativa, permitiéndole al
personal dirigirse a la dirección general, promoviendo así una comunicación en todas las
escalas.
Cabe destacar que al obtener una comunicación interna eficaz, la relación
interpersonal se convierte en la interacción recíproca entre los miembros de un grupo o
equipo de trabajo, donde la empatía, la actitud, la asertividad, la personalidad y la
escucha activa son los factores fundamentales de la de la comunicación interna dentro de
las organizaciones educativas.
La presente investigación tiene por objetivo analizar la comunicación interna en el
mejoramiento de las relaciones interpersonales del personal administrativo de los
Institutos Universitarios de Tecnología de Maracaibo, como principal objeto de estudio es
el público interno de los mismos, con el fin de establecer mejores canales y flujos de
comunicación, como la comunicación ascendentes, comunicación descendente y la
comunicación horizontal, para así mejorar las relaciones interpersonales entre el público
interno de las organizaciones educativas.
En la actualidad, en el ámbito educativo, es indudable la importancia que tiene la
comunicación y las relaciones interpersonales de los empleados administrativos, quienes
deben propiciar mejores condiciones laborales que contribuyan a la construcción de un
ambiente armónico acorde a la calidad de las instituciones educativa.
Por lo tanto, una buena comunicación hace cada vez más eficaz la dirección de las
organizaciones educativas, pues la armonía de los grupos está en función de la
información veraz y oportuna que perciban de los superiores, quienes no estén enterados
de los objetivos del grupo tienden a figurarse, esto ejerce innegable desconcierto, en tal
sentido la realización de comunicaciones hace posible en toda entidad educativa con
voluntad, capacidad innovadora desarrolle sus potenciales, logren de esta forma mejores
resultados.
De allí es que toda organización educativa contribuye a incrementar las
comunicaciones y las relaciones interpersonales entre el personal administrativo. Como lo
establece Davis y Newtrom (2003, p.58), “la comunicación como la transferencia de
información y su comprensión entre una persona y otra, es una forma de ponerse en
contacto con otros mediante la transmisión de ideas, hechos, pensamientos, sentimientos
y valores”.
Es por ello que establecer una comunicación clara, precisa dentro de las instituciones
educativas, aumenta la productividad, las satisfacciones de las tareas a cumplir, por tanto,
el personal administrativo debe sentirse considerado al momento de realizar actividades
para así obtener una integración, para no caer en un clima laboral desfavorable, donde se
van creando condiciones laborales inestables en deficientes generando así un
descontento entre el grupo.
Sin embargo, en las instituciones de educación superior se ha percibido que el
personal administrativo probablemente no se sienta identificado con la cultura y las
necesidades de la entidad educativa. Por su parte Chiavenato (2000), señala:
“La comunicación es esencial para ir alcanzando gradualmente la consonancia y la
consistencia del comportamiento de las personas en las organizaciones. La
comunicación representa el proceso mediante el cual la información se mueve y es
intercambiada entre las personas de una organización” (p.427).
Pero la comunicación no hay que entenderla únicamente como el soporte que
sustenta las distintas actividades de la organización; la comunicación es un recurso, un
activo que hay que gestionar. El mismo autor establece, que la comunicación implica
intercambios de hechos, ideas, opiniones y emociones entre dos o más personas. A partir
de esta configuración conceptual, se constituye la información como un tema de estudio
para mejorar los procesos gerenciales. Sin ella no existiría sociedad ni cultura dentro de
las instituciones educativas, pues es imposible imaginar una organización sin
comunicación.
Por consiguiente, el autor describe que el proceso de comunicación más empleado se
debe a los trabajos de Shannon y Weaver y los de Schramm, en los cuales el punto de
partida es el propósito que se tiene al transmitir un mensaje de determinada manera.
Partiendo de sietes elementos: fuente, codificar, canal, decodificar, receptor,
retroalimentación y ruido.
Cabe destacar que son procesos comunicacionales combinados por seis
componentes esenciales que cumplen a cabalidad la funcionabilidad de un sistema de
información efectivo, donde generalmente el objetivo principal es la comprensión del
mensaje por el destinatario final. En sí la función del mismo es comunicar entre sí.
Por tanto, se pudiera deducir que el proceso, puede ser abordado desde el punto de
vista probabilístico y no del determinista, porque no toda señal emitida por la fuente de
información recorre todo el proceso hasta llegar a su destino, pues existen barreras y
ruidos que distorsionan el mensaje.
Es importante resaltar que las comunicaciones internas representan todo un proceso
fundamental dentro de la organización, puesto que la misma es la que interviene entre
todo el personal interno de una organización. En esta perspectiva, Elías y Mascaray
(2000) afirman se ha convertido en un medio imprescindible para vehicular la integración
de las ideas y sugerencias de los trabajadores en una visión compartida por todos. Por
tanto, la comunicación es un acto influyente de alguna u otra manera en una organización,
pues ayuda a lograr todas las funciones administrativas básicas, planeación,
organización, dirección, control para la misma logren su objetivo, enfrenten sus
dificultades. En este caso los gerentes o directivos de los niveles jerárquicos, desarrollan
su trabajo basándose en un sistema de comunicación ascendente, descendente y
horizontal.
De tal forma, el descender comunicacionalmente es la actividad gerencial para cumplir
con la gestión y facilitar direccionalidad y orientación en el desempeño de los
subordinados hacia los inferiores en este caso al personal administrativo de los institutos
universitarios de tecnología, según establecen Davis y Newtrom (2003), una
comunicación descendente en una organización es el flujo de información de los niveles
superiores de autoridad a los niveles inferiores.
Por consiguiente, la comunicación ascendente brinda retroalimentación, un amplio
repertorio de herramientas las cuales permitan acercase de la mejor manera posible de
esta forma sujetar el carácter informativo, afectivo de los mensajes, así como el grado de
formalidad. El mismo autor establece, es un proceso el cual requiere de iniciativa,
acciones positivas, sensibilidad, capacidad de adaptación a los diferentes canales de
información provenientes de los empleados.
En resumen, en toda organización educativa es necesaria que exista información
hacia arriba, debido a permitir a los gerentes mejoren su calidad de trabajo, con mayor
desempeño, donde se transmitan mensajes honestos, positivos y abiertos para todo el
personal administrativo que persigue en la misma.
De esta forma se resalta la comunicación horizontal, lográndose así la integración por
parte del personal administrativo, a fin de garantizar la motivación que se está trabajando
correctamente hacia los objetivos trazados por los institutos universitarios de tecnología.
El mismo autor señala que es necesario coordinar el trabajo con miembros de otros
departamentos. También se hace porque la gente prefiere la informalidad de este tipo de
comunicación a subir y bajar por la cadena más formal del mando.
Ahora bien, en las instituciones es necesario mantener continuamente una corriente
de información, con el fin de dar a conocer conscientemente al personal lo relacionado
con ella. Sus responsabilidades, grado de autoridad para lograr la armonía dentro de la
organización, y de esta forma obtener una comunicación que se interprete, coordine y con
influencia para el desarrollo de un clima laboral favorable.
Los flujos de comunicación interna generan un valor importante para una institución
educativa, pues precisan y generan participación e iniciativa, con actitudes constructivas,
entre el personal administrativo, implantando ante todo conciencia y creencia en los
mensajes ascendentes, descendentes y horizontales entre todo el personal interno de la
misma.
Con relación a los procesos existentes del personal administrativo de los institutos
universitarios de tecnología de Maracaibo, al respecto se concluye que en los institutos se
da el transcurso, haciendo uso de los diferentes pasos del ciclo tales como el emisor,
codificación, transmisión, decodificación, recepción, aceptación, uso y retroalimentación,
en la cual el indicador con mayor índice fue el del emisor, la aceptación y el uso de
acuerdo resultados obtenidos por los encuestados, mientras que para los siguientes
pasos del proceso comunicacional fue de media aprobación para los mismos.
Atendiendo los flujos de comunicación interna del personal administrativo de los
institutos universitarios de tecnología de Maracaibo, se concluye que en los institutos no
se cumplen los flujos comunicacionales, parte de los mismo se encuentran en total
desacuerdo con la información, se le suministras desde su jerarquía, puesto a los
directores o gerentes no se comunican con el personal. Y esto ha debilitado, se cumplan a
cabalidad los objetivos de las instituciones.
Se identificaron los elementos de las relaciones interpersonales del personal
administrativo de los institutos universitarios de tecnología de Maracaibo, se determinó
que el personal de los institutos mantienen una relación interpersonal deficiente, donde la
empatía entre los empleados es media, mientras que la personalidad, las actitudes, la
escucha activa y la asertividad se cumple a cabalidad con el entorno del grupo de trabajo.
Por último, se logró describir el trabajo en equipo del personal administrativo de los
institutos universitarios de tecnología de Maracaibo, se concluye que el trabajo en equipo
es bueno puesto que suelen unirse de acuerdo a su naturaleza y comportamientos,
acordando así características similares para trabajar en función de una misma meta.
Luego de vistos y analizados los resultados, se procede a formular las siguientes
recomendaciones:
Determinar el conocimiento del proceso comunicacional existente entre el personal
administrativo. La realización de estas evaluaciones ayudara a los directivos a identifican
los patrones de comunicación de sus empleados en el día a día.
Se recomienda a los directivos de las organizaciones educativas adquisición y uso de
las nuevas tecnologías, correos internos, grupos de redes sociales, para aumentar la
eficacia de las comunicaciones internas y evitar distorsiones en la comunicación.
Realizar reuniones o conferencias dentro de las organizaciones, en un periodo
trimestral para darle más formalidad a la relación entre los empleados y gerentes para
preservar el respeto, evitando así lo informal y el rumor en las instituciones educativas
considerando tópicos como la motivación laboral, nuevos modelos educativos, aplicación
de las plataformas tecnologicas como moddle.
Se recomienda al personal administrativo desarrollar programas y actividades donde
se integren, en cuanto a la empatía, escucha activa y la personalidad del equipo de
trabajo. El departamento de Curriculum y Recusos humanos de las instituciones
educativas deben incitar al personal administrativo para participar en talleres o charlas de
integración grupal, con temas asociados a los comportamientos y naturaleza de los
equipos de trabajo, para desarrollar así acciones que propicien el éxito personal y laboral
de los grupos.
Ballesteros, Y. (2004. Inteligencia emocional y relaciones interpersonales en institutos
tecnológicos universitarios. Trabajo Especial de Grado. Universidad Privada Dr. Rafael
Belloso Chacín. Venezuela.
Chiavenato, I. (2000). Administración de recursos humanos. Colombia. Nomos S,A.
Chiavenato, I. (2001). Administración “Procesos Administrativo”. Colombia. McGraw Hill
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Davis, K. y Newstrom, J. (2003). Comportamiento humano. México. McGraw Hill.
Elías, J. y Mascaray, J. (2000). Más allá de la comunicación interna. Barcelona,
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Escobar, T. (2002). Las relaciones humanas. Venezuela. Talleres gráficos Mérida.
Fernández, C. (2003). La comunicación y la organización. México. Editorial Trillas.
Gil „Adi, D. (2000). Inteligencia emocional en práctica, manual para el éxito personal y
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Robbins, S. (2004). Comportamiento organizacional. Mexico. Pearson educación
Soto, E. (2001). Comportamiento organizacional: impacto de las emociones. España.
Editorial Thompson editores S.A.
Vera, C. (2003). La gestión del gerente educativo para la formación permanente del
docente. Tesis Doctoral en Ciencias Gerenciales. Universidad Privada Dr. Rafael
Belloso Chacín. Venezuela.